Hur man undviker att bli ett kalkylblad Skräckhistoria

Kalkylblad erbjuder en snabb, flexibel, intuitiv och kostnadseffektiv plattform för att snabbt analysera data och presentera information som stöd för beslutsfattandet i näringslivet. Kalkylblad utvecklas av slutanvändare och är en del av, och är det mest genomgripande exemplet på, euc-gruppen (End User Computing) som utgör en brygga mellan de icke-IT-affärskrav och de strikt hanterade IT-systemen. Det faktum att Slutanvändare inte omfattas av samma kontroller som är förhärskande i IT-system har dock lett till ökade risker för många av de företag som är beroende av dem.

Kalkylblad är sällan en anledning till oro eller misstanke. Ledningen kan tro att det finns liten anledning till oro eftersom de har använt samma kalkylblad programvara i många år, även om det borde finnas. Kalkylblad kan enkelt ändras, kan sakna vissa kontroller och är sårbara för mänskliga fel.

Media och hängivna förståsigpåare har publicerat ett överflöd av resultaten av kalkylblad fel genom åren, varav många orsakade kommersiella, finansiella och rykte förlust.

Dessa karaktäriseras som ”Spreadsheet Horror Stories” men förmodligen bara toppen av isberget någonsin når det offentliga rummet. Detta beror på att om inte riskerna visar sig vara ett brott mot reglerna i finansiella tjänsteföretag eller katastrofala, som i fallet med Conviviality som gick in i förvaltningen på grund av ett kalkylblad aritmetiska fel, ingen vill offentliggöra sina brister.

En oberoende konsult summerade nyligen ett av problemen genom att ange ”majoriteten av hans Lands företag som driver kalkylblad i uppdragskritiska arbetsmiljöer misslyckas med att automatisera sin analys och revision av kalkylblad, förlitar sig på ögonglober snarare än beprövad teknik”. Forskning har visat att över 95% av kalkylblad innehåller fel.

ExcelAnalyzer skapades för att identifiera dessa fel och inkonsekvenser i Excel-kalkylblad och därmed eliminera de många risker som de kan orsaka samt minska den enorma tid och kostnad som är involverade i att manuellt försöka kontrollera fel.

Användningen av mycket dolda ark som inte visas i arket band har orsakat ett betydande brott mot sekretessen i ett fall, där ett kalkylblad som innehåller mycket dolda ark mailades till en tredje part och visade sig innehålla hundratals människors personliga information. ExcelAnalyzer synliggör alla dolda och mycket dolda ark.

Inter-sheet länkar kan vara en vanlig felorsak på grund av svårigheten att spåra länkarna och problemet har myntat begreppet ”spaghetti kalkylblad”. ExcelAnalyzers Model-Flow-rapport visar tydligt alla länkar mellan blad och innehåller länkar mellan ark och externa länkar. Den här rapporten är särskilt användbar om du har en arbetsbok med flera blad med många länkar, särskilt om du behöver ta bort några blad utan att orsaka #REF fel.

Rapporten är färgkodad och visar direkt hur arken är kopplade till varandra. Den visar vilka ark innehåller externa länkar och klicka på någon av de gröna eller orange numrerade rutan länkar kommer att navigera till det arket och markera dessa inter-sheet länkar och ge en länk tillbaka till denna rapport.

Denna rapport visar också Ytterligare Länkar mellan blad och Externa länkar formel som du kan se nedan. Denna rapport kommer också att identifiera fel som orsakas av målet att en extern länk nås från två olika platser som förmodligen skulle vara olika versioner av samma länk som är helt klart ett fel.

Så, på dessa sätt, kan kalkylbladsfel identifieras och elimineras antingen direkt av kalkylarksbyggaren eller, om detta var en kollegas eller klientens kalkylblad som lämnades till en Granskare, sedan genom att använda ExcelAnalyzers Kommentar-funktion.

Den valfria Kommentar-funktionen är mycket användbar för alla som behöver granska en kollegas eller en Klients kalkylblad. I stället för att granskaren redigerar någon annans kalkylblad kan de fråga/kommentera giltigheten av eventuella problem i kalkylarket och generera en kommentarsrapport och skicka detta till den modellbyggare som kan svara på granskarens frågor. Efteråt granskaren eller modellen builder kan korrigera kalkylbladet baserat på svaren från kalkylbladet ägare. Det här alternativverktyget nås från avsnitt 2 i menyfliksområdet ExcelAnalyzer.

Således är Kommentar funktionen ett mycket kraftfullt verktyg, inte bara för att Granska, Redigera och korrigera kalkylbladet men också att Lägga till kommentarer och därför kommentaren rapporten ger en revisionsspår av alla frågor som tagits upp i kalkylbladet av granskaren samt svaren från modellen builder, därigenom dokumentera vem som ändrat dem och hur de ändrades.

När den har genererats, kommentaren rapport som en extra flik bredvid Formel rapport i blad menyfliksområdet som visas nedan som visar alla granskarens kommentarer inklusive bladnamn och celladresser av formler i fråga.

Följande on-line hjälppaneler förklara de olika områdena i rapporten Kommentarsfunktion:

ExcelAnalyzer – Ett viktigt verktyg för kriminalteknisk redovisning

Många revisionsbyråer tillhandahåller Forensic Accounting Services, vars ursprung tros ha sitt ursprung i den amerikanska IRS inkomstskatt undersökningar av Al Capone bedrägliga transaktioner på 1930-talet.

Forensic Accounting är processen att genomföra en kriminalteknisk undersökning av ekonomiska avvikelser och felaktigheter som kan resultera i en expert rapport eller vittnesmål utarbetas från kalkylblad data och lämnas in i domstol-baserade tvister som en del av en kommersiell tvist.

Excel-kalkylblad används i stor utsträckning i hela verksamheten och är de mest genomgripande används av de olika Slutanvändartjänster Computing (EUC) applikationer. Kalkylblad är allmänt används i Forensic Accounting.

Kalkylbladsprogramvaran tillhandahåller ett kritiskt viktigt Excel-tillägg som kallas ExcelAnalyzer för att granska, granska och korrigera kalkylblad för att eliminera dolda fel och inkonsekvenser som kan orsaka kommersiell, ekonomisk och ryktesrisk.

ExcelAnalyzer upptäcker DNA av kalkylblad, inte bara identifiera fel och inkonsekvenser och även visa externa och inter länkar ark, avslöjar dolda kolumner, rader, och ark, och mycket dolda ark, och mycket mer dessutom. Allt som visas men kan skrivas ut och sparas som en PDF för att tillhandahålla dokumentation för kalkylblad och stödja olika lagstadgade krav.

Avdelningen för kriminaltekniska tjänster på en av våra ExcelAnalyzer-kunder använder Microsoft Excel för att bygga datatunga kalkylblad och modeller för att förbereda sig inför domstolsförfaranden. På grund av uppgifternas konfidentiella karaktär, kan denna process inte läggas ut på entreprenad, vilket kräver att företaget använder sitt team av begåvade människor att bygga modellerna själva.

Innan de går till domstol, en expertrapport utarbetas som kommer att kontrolleras med hjälp av Excel-kalkylblad. Före användningen av ExcelAnalyzer var detta ”mycket tidskrävande och inte alltid 100% idiotsäkert”. Det skulle finnas en betydande risk för att bli utsatt i domstol om någon upptäckte några fel i Excel-kalkylbladen, vilket resulterade i att fel slutsats nås i expertrapporten. Båda sidor utbyter expertrapporter före rättsfallet som gjorde det möjligt att, innan de använde ExcelAnalyzer, kontrolleras manuellt, vilket var både tidskrävande och fortfarande öppet för fel som saknades. Båda sidor som kontrollerar om det finns fel i varandras expertrapporter som undergräver motståndarsidans expertrapport.

Det skulle vara katastrofalt att behöva erkänna fel i expertrapporten och slutsatserna eller den andra sidan upptäcka fel i vad som kommer till domarens kännedom.

Om en expert går till domstol för att vittna och tillfrågas om du kan bevisa detta kalkylblad är felfri, utan ExcelAnalyzer kan du inte garantera att dina kalkylblad är felfri.

Så med ExcelAnalyzer har du ett tveeggat svärd för att bevisa att dina kalkylblad är korrekta och, eftersom den andra sidan ger sina kalkylblad före domstolssessionen, kan du köra sina kalkylblad genom ExcelAnalyzer och avslöja eventuella fel som hittades vid domstolsförhandlingen.

ExcelAnalyzer används också för att tillfredsställa många andra finansiella aspekter, inklusive revisioner, prognoser, budgetar, analys, etc.