Como evitar tornar-se uma história de horror da folha de cálculo

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Como evitar tornar-se uma história de horror da folha de cálculo

As folhas de cálculo oferecem uma plataforma rápida, flexível, intuitiva e económica para analisar rapidamente dados e apresentar informações para apoiar a tomada de decisões do negócio. As folhas de cálculo são desenvolvidas pelos utilizadores finais e fazem parte, e são o exemplo mais abrangente do grupo de aplicações end user computing (EUC) que formam uma ponte entre os requisitos de negócio não informáticos e os sistemas informáticos rigorosamente geridos. No entanto, o facto de os utilizadores finais não estarem sujeitos aos mesmos controlos predominantes nos sistemas de TI levou a riscos acrescidos para muitas das empresas que deles dependem.

As folhas de cálculo raramente são motivo de preocupação ou suspeita. A gerência pode acreditar que há poucas razões para preocupação porque eles têm usado o mesmo software de folha de cálculo durante muitos anos, mesmo que deva haver. As folhas de cálculo podem ser facilmente alteradas, podem não ter certos controlos e são vulneráveis a erros humanos.

Os meios de comunicação e os especialistas dedicados têm publicado uma abundância dos resultados dos erros da folha de cálculo ao longo dos anos, muitos dos quais causaram perdas comerciais, financeiras e reputacionais.

Estes são caracterizados como “Folha de Cálculo Histórias de Horror”, mas provavelmente apenas a ponta do iceberg chegou ao domínio público. Isto porque, a menos que os riscos se revelem uma violação dos regulamentos das empresas de serviços financeiros ou catastróficos, como no caso do Convívio que entrou na administração devido a um erro aritmético da folha de cálculo, ninguém quer divulgar as suas falhas.

Um consultor independente resumiu recentemente um dos problemas ao afirmar que “a maioria dos negócios do seu País que operam folhas de cálculo em ambientes de trabalho críticos de missão não automatizam a sua análise e auditoria das folhas de cálculo, baseando-se em olhos e não em tecnologia comprovada”. A pesquisa descobriu que mais de 95% das folhas de cálculo contêm erros.

O ExcelAnalyzer foi criado para identificar estes erros e inconsistências nas folhas de cálculo do Excel e, assim, eliminar os muitos riscos que podem causar, bem como reduzir o enorme tempo e custo envolvidos na tentativa manual de verificar erros.

O uso de folhas muito escondidas que não aparecem na fita da folha causou uma quebra significativa de confidencialidade num caso, onde uma folha de cálculo contendo folhas muito escondidas foi enviada a terceiros e descobriu que continha centenas de informações pessoais de pessoas. ExcelAnalyzer torna visíveis todos os lençóis escondidos e muito escondidos.

As ligações inter-folhas podem ser uma causa comum de erro devido à dificuldade em rastrear os links e o problema cunhou o termo “folhas de cálculo de espaguete”. O relatório Model-Flow do ExcelAnalyzer mostra claramente todas as ligações entre folhas e inclui ligações inter-folhas e ligações externas. Este relatório é particularmente útil se tiver um livro com várias folhas com muitas ligações, especialmente se precisar de apagar quaisquer folhas sem causar erros #REF.

O relatório é codificado a cores e mostra instantaneamente como as folhas estão ligadas entre si. Mostra quais as folhas que contêm Links Externos e clica em qualquer uma das ligações de caixa numeradas verdes ou laranjas que navegarão para essa folha e realçar essas ligações inter-folhas e fornecer um link de volta a este relatório.

Este relatório também mostra ligações inter-folhas adicionais e ligações de fórmula externa, como pode ver abaixo. Este relatório identificará igualmente os erros causados pelo objetivo de um link externo a ser acedido a partir de dois locais diferentes, o que provavelmente seriam versões diferentes do mesmo link, o que é claramente um erro.

Assim, por estes meios, os erros da folha de cálculo podem ser identificados e eliminados diretamente pelo construtor da folha de cálculo ou, se esta foi a folha de cálculo de um colega ou cliente que foi fornecida a um Revisor, então através da utilização da funcionalidade de Comentário do ExcelAnalyzer.

A funcionalidade de Comentário opcional é muito útil para qualquer pessoa que precise de rever a folha de cálculo de um colega ou de um Cliente. Em vez de o revisor editar a folha de cálculo de outra pessoa, pode consultar/comentar a validade de quaisquer problemas na folha de cálculo e gerar um relatório de comentário e enviá-lo ao construtor de modelos que pode responder às perguntas do revisor. Posteriormente, o revisor ou o construtor de modelos podem corrigir a folha de cálculo com base nas respostas do proprietário da folha de cálculo. Esta ferramenta de opção é acedida a partir da secção 2 da fita ExcelAnalyzer.

Assim, a funcionalidade Comentário é uma ferramenta muito poderosa, não só para Rever, Editar e corrigir a folha de cálculo, mas também para adicionar comentários e, portanto, o relatório de comentários fornece um rasto de auditoria de todas as questões levantadas na folha de cálculo pelo revisor, bem como as respostas fornecidas pelo construtor de modelos, documentando assim quem os mudou e como foram alterados.

Uma vez gerado, o Relatório de Comentários como um separador extra ao lado do Relatório de Fórmula na fita de folha, tal como mostrado abaixo, mostra todos os comentários do Revisor, incluindo os nomes das folhas e endereços celulares das fórmulas em questão.

Os seguintes painéis de ajuda on-line explicam as diferentes áreas do relatório comment feature:

ExcelAnalyzer – Uma Ferramenta Essencial para a Contabilidade Forense

Muitas empresas de contabilidade fornecem serviços de Contabilidade Forense, que se pensa ter tido origem nas investigações de irs dos EUA sobre as transações fraudulentas de Al Capone na década de 1930.

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A Contabilidade Forense é o processo de realização de uma investigação forense sobre discrepâncias financeiras e imprecisões que podem resultar na elaboração de um relatório de peritos ou declaração de testemunhas a partir de dados da folha de cálculo e submetidos em litígios judiciais como parte de um litígio comercial.

As folhas de cálculo do Excel são amplamente utilizadas em todo o negócio e são as mais utilizadas nas várias aplicações de Computação de Utilizador Final (EUC). As folhas de cálculo são amplamente utilizadas na Contabilidade Forense.

O spreadsheetsoftware fornece um add-in excel criticamente essencial chamado ExcelAnalyzer para rever, auditar e corrigir folhas de cálculo para eliminar erros e inconsistências ocultos que podem causar risco comercial, financeiro e reputacional.

O ExcelAnalyzer descobre o ADN das folhas de cálculo, não só identificando erros e inconsistências e também exibindo ligações externas e interparlais, revelando colunas, linhas e lençóis ocultos, e folhas muito escondidas, e muito mais. Tudo isto é exibido mas pode ser impresso e guardado como um PDF para fornecer documentação para folhas de cálculo e apoiar vários requisitos regulamentares.

O departamento de Serviços Forenses de um dos nossos Clientes ExcelAnalyzer usa o Microsoft Excel para construir folhas de cálculo pesadas de dados e modelos para se preparar para processos judiciais. Devido à natureza confidencial dos dados, este processo não pode ser subcontratado, exigindo que a empresa utilize a sua equipa de pessoas talentosas para construir os próprios modelos.

Antes de irem a tribunal, é elaborado um relatório de peritos que será verificado usando folhas de cálculo do Excel. Antes da utilização do ExcelAnalyzer, este era “muito demorado e nem sempre 100% à prova de mentiras”. Haveria um risco substancial de ser exposto em tribunal se alguém descobrisse quaisquer erros nas folhas de cálculo do Excel, resultando na conclusão errada de ser alcançada no relatório de peritos. Ambas as partes trocam relatórios de peritos antes do processo judicial que lhes permitiu, antes de utilizar o ExcelAnalyzer, ser verificado manualmente, o que era demorado e ainda aberto a erros em falta. Ambas as partes verificam erros nos relatórios de peritos uns dos outros que minam o relatório de peritos do lado oposto.

Seria desastroso ter de admitir erros no relatório de peritos e as conclusões ou o outro lado que detetam erros no que está a ser levado à atenção do juiz.

Se um perito for a tribunal apresentar provas e lhe perguntar se pode provar que esta folha de cálculo está livre de erros, sem o ExcelAnalyzer não pode garantir que as suas folhas de cálculo estão isentas de erros.

Assim, com o ExcelAnalyzer tem uma espada de dois gumes para provar que as suas folhas de cálculo estão corretas e, uma vez que o outro lado fornece as suas folhas de cálculo antes da sessão judicial, pode executar as suas folhas de cálculo através do ExcelAnalyzer e revelar quaisquer erros encontrados na audiência do tribunal.

O ExcelAnalyzer também é utilizado para satisfazer muitos outros aspetos financeiros, incluindo auditorias, previsões, orçamentos, análises, etc.

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