Hoe te voorkomen dat steeds een Spreadsheet Horror Story

Spreadsheets bieden een snel, flexibel, intuïtief en kosteneffectief platform voor het snel analyseren van gegevens en het presenteren van informatie ter ondersteuning van zakelijke besluitvorming. Spreadsheets worden ontwikkeld door eindgebruikers en maken deel uit van en zijn het meest doordringende voorbeeld van de Groep van End User Computing (EUC) die een brug vormt tussen de niet-IT-bedrijfsvereisten en de streng beheerde IT-systemen. Het feit dat eindgebruikers niet onderworpen zijn aan dezelfde controles die in IT-systemen heersen, heeft echter geleid tot verhoogde risico’s voor veel van de bedrijven die op hen vertrouwen.

Spreadsheets zijn zelden een reden tot bezorgdheid of achterdocht. Management kan geloven dat er weinig reden tot bezorgdheid, omdat ze dezelfde spreadsheet software hebben gebruikt voor vele jaren, ook al zou er moeten zijn. Spreadsheets kunnen eenvoudig worden gewijzigd, kunnen bepaalde besturingselementen missen en zijn kwetsbaar voor menselijke fouten.

Media en toegewijde experts hebben gepubliceerd een overvloed van de resultaten van spreadsheet fouten door de jaren heen, waarvan vele veroorzaakt Commerciële, financiële en reputatieschade verlies.

Deze worden gekarakteriseerd als “Spreadsheet Horror Stories”, maar waarschijnlijk alleen het topje van de ijsberg ooit bereiken het publieke domein. Dit komt omdat, tenzij de risico’s blijken te zijn een schending van de regelgeving in de financiële dienstverleners of katastrofisch, zoals in het geval van convialiteit die ging in de administratie als gevolg van een spreadsheet rekenkundige fout, niemand wil hun tekortkomingen bekend te maken.

Een onafhankelijke consultant vatte onlangs een van de problemen door te verklaren “de meerderheid van de bedrijven van zijn land die spreadsheets in missiekritische werkomgevingen exploiteren, verzuimen hun analyse en auditing van spreadsheets te automatiseren, vertrouwend op oogballen in plaats van bewezen technologie”. Onderzoek heeft uitgewezen dat meer dan 95% van de spreadsheets fouten bevatten.

ExcelAnalyzer is gemaakt om deze fouten en inconsistenties in Excel-spreadsheets te identificeren en daarmee de vele risico’s die ze kunnen veroorzaken te elimineren en de enorme tijd en kosten die gepaard gaan met het handmatig proberen te controleren op fouten te verminderen.

Het gebruik van zeer verborgen bladen die niet op het bladlint worden weergegeven, heeft in één geval een aanzienlijke schending van de vertrouwelijkheid veroorzaakt, waarbij een spreadsheet met zeer verborgen bladen naar een derde partij is gemaild en honderden persoonlijke gegevens van mensen bleek te bevatten. ExcelAnalyzer maakt alle verborgen en zeer verborgen bladen zichtbaar.

Inter-sheet links kan een veel voorkomende oorzaak van fouten als gevolg van de moeilijkheid bij het traceren van de links en het probleem heeft bedacht de term “spaghetti spreadsheets”. In het modelstroomrapport van ExcelAnalyzer worden alle koppelingen tussen bladen duidelijk weergegeven en worden koppelingen tussen elkaar en externe koppelingen weergegeven. Dit rapport is vooral handig als u een werkmap met meerdere pagina’s hebt met veel koppelingen, vooral als u bladen moet verwijderen zonder #REF fouten te veroorzaken.

Het rapport is kleurgecodeerd en laat direct zien hoe de platen met elkaar verbonden zijn. Het toont welke bladen externe links bevatten en te klikken op een van de groene of oranje genummerde vak links zal navigeren naar dat blad en markeren die inter-sheet links en bieden een link terug naar dit rapport.

Dit rapport toont ook extra koppelingen tussenbladeren en externe formulekoppelingen zoals u hieronder zien. In dit verslag worden ook fouten geïdentificeerd die zijn veroorzaakt door het doel van een externe koppeling die vanaf twee verschillende locaties wordt geopend, wat waarschijnlijk verschillende versies van dezelfde koppeling zou zijn, wat duidelijk een fout is.

Op deze manier kunnen spreadsheetfouten dus rechtstreeks door de spreadsheetbouwer worden geïdentificeerd en geëlimineerd, of, als dit de spreadsheet van een collega of client was die aan een revisor is verstrekt, vervolgens door de functie Commentaar van ExcelAnalyzer te gebruiken.

De optionele functie Commentaar is erg handig voor iedereen die de spreadsheet van een collega of een client moet bekijken. In plaats van de revisor die de spreadsheet van iemand anders bewerkt, kunnen ze de geldigheid van eventuele problemen in de spreadsheet opvragen/becommentariëren en een opmerkingenrapport genereren en dit naar de modelbouwer sturen die kan reageren op de vragen van de revisor. Daarna kan de revisor of de modelbouwer de spreadsheet corrigeren op basis van de antwoorden van de eigenaar van de spreadsheet. Dit optiegereedschap wordt geopend vanaf sectie 2 van het excelanalyzer-lint.

De functie Commentaar is dus een zeer krachtig hulpmiddel, niet alleen om de spreadsheet te controleren, bewerken en corrigeren, maar ook om opmerkingen toe te voegen en daarom biedt het commentaarrapport een controlespoor van alle problemen die door de revisor in de spreadsheet zijn aan de orde gesteld, evenals de antwoorden die door de modelbouwer worden verstrekt, waardoor wordt gedocumenteerd wie ze heeft gewijzigd en hoe ze zijn gewijzigd.

Eenmaal gegenereerd, wordt het opmerkingenrapport als extra tabblad naast het formulerapport op het bladlint weergegeven, zoals hieronder wordt weergegeven, waarin alle opmerkingen van de revisor worden weergegeven, inclusief de bladnamen en celadressen van de formules in kwestie.

De volgende online helppanelen leggen de verschillende gebieden van het rapport Opmerkingsfunctie uit:

ExcelAnalyzer – Een essentieel hulpmiddel voor forensische boekhouding

Veel accountantskantoren bieden Forensic Accounting diensten, waarvan de oorsprong wordt verondersteld te zijn voortgekomen uit de Amerikaanse IRS inkomstenbelasting onderzoeken naar frauduleuze transacties Al Capone’s in de jaren 1930.

Forensic Accounting is het proces van het uitvoeren van een forensisch onderzoek naar financiële discrepanties en onjuistheden die kunnen resulteren in een rapport van een deskundige of getuigenverklaring wordt voorbereid uit spreadsheetgegevens en ingediend in gerechtelijke geschillen als onderdeel van een commercieel geschil.

Excel-spreadsheets worden veel gebruikt in het hele bedrijfsleven en worden het meest alomtegenwoordig gebruikt van de verschillende EUC-toepassingen (End-User Computing). Spreadsheets worden op grote schaal gebruikt in Forensic Accounting.

Spreadsheetsoftware biedt een essentieel essentiële Excel-invoegtoepassing genaamd ExcelAnalyzer om spreadsheets te controleren, te controleren en te corrigeren om verborgen fouten en inconsistenties te elimineren die commerciële, financiële en reputatierisico’s kunnen veroorzaken.

ExcelAnalyzer ontdekt het DNA van spreadsheets, niet alleen het identificeren van fouten en inconsistenties en ook het weergeven van externe en inter sheet links, onthullen verborgen kolommen, rijen en vellen, en zeer verborgen bladen, en nog veel meer. Dit alles wordt weergegeven, maar kan worden afgedrukt en opgeslagen als pdf om documentatie te bieden voor spreadsheets en ondersteuning te bieden aan verschillende wettelijke vereisten.

De afdeling Forensic Services van een van onze ExcelAnalyzer-klanten gebruikt Microsoft Excel om spreadsheets en modellen met gegevens te bouwen om zich voor te bereiden op gerechtelijke procedures. Vanwege het vertrouwelijke karakter van de gegevens kan dit proces niet worden uitbesteed, waardoor het bedrijf hun team van getalenteerde mensen moet gebruiken om de modellen zelf te bouwen.

Voordat ze naar de rechter stappen, wordt een deskundigenrapport opgesteld dat wordt geverifieerd met Excel-spreadsheets. Voor het gebruik van ExcelAnalyzer was dit “zeer tijdrovend en niet altijd 100% fool-proof”. Er zou een aanzienlijk risico van worden blootgesteld in de rechtbank als iemand ontdekte eventuele fouten in de Excel spreadsheets resulterend in de verkeerde conclusie wordt bereikt in het deskundigenrapport. Beide partijen wisselen rapporten van deskundigen uit voorafgaand aan de rechtszaak waardoor ze, voorafgaand aan het gebruik van ExcelAnalyzer, handmatig konden worden gecontroleerd, wat zowel tijdrovend was als nog steeds openstond voor ontbrekende fouten. Beide partijen controleren op fouten in elkaars rapporten over deskundigen die het deskundigenrapport van de tegenpartij ondermijnen.

Het zou rampzalig zijn om fouten in het deskundigenrapport en de conclusies of de andere kant fouten in wat onder de aandacht van de rechter wordt gebracht, toe te geven.

Als een expert naar de rechter gaat om te getuigen en wordt gevraagd of u bewijzen dat deze spreadsheet foutloos is, zonder ExcelAnalyzer u niet garanderen dat uw spreadsheets foutloos zijn.

Dus met ExcelAnalyzer heb je een tweesnijdend zwaard om te bewijzen dat je spreadsheets correct zijn en, aangezien de andere kant hun spreadsheets voorafgaand aan de gerechtelijke zitting, u hun spreadsheets uitvoeren via ExcelAnalyzer en eventuele fouten die tijdens de hoorzitting van de rechtbank zijn gevonden onthullen.

ExcelAnalyzer wordt ook gebruikt om te voldoen aan vele andere financiële aspecten, waaronder audits, prognoses, budgetten, analyse, enz.