ExcelAnalyzer – Microsoft Excel Spreadsheet Review, Audit & Analysis Software

SpreadsheetSoftware

ExcelAnalyzer – Microsoft Excel Spreadsheet Review, Audit & Analysis Software

Spreadsheets bieden een snel, flexibel, intuïtief en kosteneffectief platform voor het snel analyseren van gegevens en het presenteren van informatie ter ondersteuning van besluitvorming. Spreadsheets worden ontwikkeld door eindgebruikers en maken deel uit van en zijn het meest doordringende voorbeeld van de Groep van End User Computing (EUC) die een brug vormt tussen de niet-IT-bedrijfsvereisten en de streng beheerde IT-systemen. Het feit dat eindgebruikers niet onderworpen zijn aan dezelfde controles die in IT-systemen heersen, heeft echter geleid tot verhoogde risico’s voor veel van de bedrijven die op hen vertrouwen.

Spreadsheets zijn zelden een reden tot bezorgdheid of achterdocht. Management kan geloven dat er weinig reden tot bezorgdheid, omdat ze dezelfde spreadsheet software hebben gebruikt voor vele jaren, ook al zouden ze moeten worden. Spreadsheets kunnen eenvoudig worden gewijzigd, kunnen bepaalde besturingselementen missen en zijn kwetsbaar voor menselijke fouten.

Volgens onderzoek, 95% van spreadsheets bevatten fouten! De risico’s van Spreadsheet fouten heeft ertoe geleid dat veel bedrijven inkomsten en winst te verliezen of vinden hun reputatie beschadigd als gevolg van spreadsheet fout.

ExcelAnalyzer-software maakt gebruik van state-of-the-art algoritmen om gebruikers te helpen fouten en risico’s op te lossen en weer vertrouwen te krijgen in hun spreadsheetresultaten, door krachtige foutdetectie te combineren met onderzoeksmogelijkheden om spreadsheets uitgebreid te analyseren. ExcelAnalyzer vermindert materiële fouten en mogelijke fraude, evenals de uren die zijn gekoppeld aan gedetailleerde spreadsheetcontrole.

ExcelAnalyzer scant spreadsheets op waarschijnlijke fouten en inconsistenties en gebruikt krachtige algoritmen om ze te identificeren voor onderzoek en mogelijke correctie als blijkt dat er fouten zijn. Het identificeert deze fouten en risico’s sneller en uitgebreider dan elke andere oplossing.

De snelheid waarmee ExcelAnalyzer de Gebruiker in staat stelt om de fouten en inconsistenties in een kwestie van minuten te controleren, te controleren en te corrigeren, bespaart enorme hoeveelheden tijd en geld in vergelijking met handmatige processen. Dit elimineert ook de commerciële, financiële en reputatie risico spreadsheet fouten kunnen veroorzaken.

Kortom, met ExcelAnalyzer u uw Excel-bestanden controleren en zich veilig voelen dat de gebruikte spreadsheet correct is.

Hierboven is het ExcelAnalyzer-lint.

ExcelAnalyzer biedt een aantal krachtige functies voor het beoordelen en controleren van spreadsheets, van de kleinste spreadsheet met één blad tot het grootste complexe multisheet-model:

  • Formuleanalyse
  • Samenvatting van werkmap – Gedetailleerd rapport
  • Werkmapoverzicht – Rapport modelstroom
  • Samenvatting van werkmap – Algemeen rapport
  • Opmerkingsfunctie

Formuleanalyse

Het formuleanalyseproces begint met het weergeven van het volgende dat de naam en status van elk blad weergeeft en waarmee u afzonderlijke bladen of alle bladen selecteren om te controleren en te controleren. Verborgen en beveiligde bladen moeten niet verborgen en onbeschermd zijn om in het beoordelingsproces te worden opgenomen. Lege lakens worden niet beoordeeld.

Naast het verstrekken van een Formule Analyse rapport, deze krachtige functie genereert een kopie van elk origineel blad dat het zet naast elk origineel blad. Het geeft ook een andere kleur aan elke unieke formule op elk vel.

Hiermee kopieert u het originele blad en wordt het hiervan verwijderd:

Aan dit:

Die duidelijk weergeeft, in seconden, de inconsistenties te onderzoeken, omdat elke verschillende kleur vertegenwoordigt een unieke formule. De cellen met een groene achtergrond en een zwarte achtergrond tussen de cellen met een blauwe achtergrond staan direct op voor onderzoek, omdat dit betekent dat ze een andere formule hebben dan de blauwe achtergrondcellen.

Aan de rechterkant van elke gekopieerde bladinhoud bevindt zich het beoordelingspaneel dat functies bevat om een extra gedetailleerd diepgaand onderzoek van het blad uit te voeren.

Met de knop Formules traceren in het beoordelingspaneel u bijvoorbeeld de onderdelen van de formules weergeven zoals hieronder wordt weergegeven:

Hieruit blijkt duidelijk dat de formules in de cellen F7 en G7 beide een cel uit de functies SOM hebben weggelaten. Om dit te corrigeren,

U moet eerst op de knop Formules bewerken klikken op het lint van ExcelAnalyzer, waardoor dit gekopieerde blad niet wordt beschermd en eventuele wijzigingen in het oorspronkelijke blad worden gerepliceerd. Selecteer vervolgens cel E7 en sleep de handgreep (rechtsonder in de cel weergegeven door de blauwe pijl) over F7 naar G7, wat de fouten corrigeert zoals hieronder wordt weergegeven.

Dit toont het resultaat na de correcties op de formules in de F7 en G7.

De andere 2 fouten kunnen op dezelfde manier worden gecorrigeerd om dit blad foutloos te maken in slechts een paar minuten:

Een andere obscure maar veel voorkomende fout die ExcelAnalyzer in enkele seconden identificeert, is de volgende knip- en plakfout.

Hoe lang duurt het om het volgende blad te controleren?

Het zou vele dagen duren om elke VLookup-formule in elke cel van dit blad te controleren. De VLookup van elke rij verschilt alleen door het constante getal dat het bevat.

De kleurcodering van ExcelAnalyzer maakt het gemakkelijk om de fouten direct te identificeren, waardoor het foutblok van de gele formule in rij G en het groene blok in rij S duidelijk zichtbaar wordt, waardoor ze worden gemarkeerd voor onderzoek en correctie.

ExcelAnalyzer identificeert zelfs de knip- en plakfout hieronder, waarbij de getallen in het vak met de lichtgrijze achtergrond zijn geplakt op waarden in plaats van op formules, zodat ze constanten bevatten in plaats van formules.

In ExcelAnalyzer worden fouten en inconsistenties benadrukt, zodat u deze snel controleren, controleren en corrigeren.

Het rapport Formuleanalyse wordt als eerste tabblad op het bladlint geplaatst en bevat alle informatie die nodig is om elke unieke formule in elk blad van de werkmap te bekijken. Voor het gemak worden alle bladnamen vermeld en bevatten ze een link naar

Het bovenstaande scherm toont informatie over elk blad, inclusief het aantal formules en unieke formules, evenals een koppeling om eenvoudig te navigeren en de problemen in formules of formulegroepen te corrigeren. Het geeft ook aan hoeveel formules met namen op elk blad staan. En kleurcodes blad namen die identieke formules hebben, ook al kunnen ze verschillende tekst en constanten hebben.

Met één klik worden alle formules voor een geselecteerd blad of voor alle bladen weergegeven, zoals hieronder wordt weergegeven.

Zoals u hierboven zult zien, is elke formule kleurgecodeerd om het gemakkelijker te begrijpen en zijn dezelfde kleuren als die welke worden gebruikt in de kleurgecodeerde gekopieerde vellen. Dus, de constante “500” onderscheidt zich in blad 3 als zijnde toegevoegd aan de formule.

Ook worden de kleuren die aan formules zijn toegewezen weergegeven volgens het volgende schema, waardoor zelfs de meest complexe formules gemakkelijker leesbaar zijn:

Aan de bovenkant van het rapport ziet u de mogelijkheid om 11 filteropties te gebruiken om in te zoomen op elk van de opties, zoals #REF fouten, hardgecodeerde constanten, externe links, enz. Dus, bijvoorbeeld, als je precies moet weten waar een constante van “20%” wordt gebruikt in welke formules en in welke van de 28 vellen deze formules bevatten, laat de onderstaande weergave zien wat je zou invoeren in het relevante filter:

En hieronder geeft de resultaten in seconden van het zoeken van alle 28 vellen in deze werkmap voor alle formules met “20%”.

Zoals u zien, toont het direct de 2 vellen en de formules met 20% en een link om rechtstreeks naar de formule op het blad te gaan. Hoe lang duurt het om handmatig te zoeken door middel van 28 vellen om de formules met “20%” te vinden?

Als u de muisaanwijzer boven ‘Info’ in kolommen I & J houdt, geeft u een overzicht weer van alle filteropties voor alle bladen, inclusief hoe vaak die filteroptie in elk blad plaatsvindt.:

U ook bladen vergelijken om eventuele verschillen op bladen te vinden die dezelfde formules moeten hebben als de groeibladen 12,13 en 14 zouden moeten hebben.

De de codering van de bladnaamkleur toont onmiddellijk aan dat Het blad 14 van de groei verschilt van De bladen 12 en 13 van de groei. Het display hieronder vergelijkt blad 14 met blad 12 en benadrukt de verschillen die de “0,5%” constante is zoals weergegeven:

De werkmapsamenvatting geeft een volledig overzicht van de volledige werkmap in drie gedetailleerde rapporten die betrekking hebben op eventuele inconsistenties en fouten zonder formule, aangezien formulefouten worden behandeld in het rapport Formuleanalyse:

Samenvatting van werkmap – Gedetailleerd rapport

Dit rapport bevat gedetailleerde informatie over:

  • Opmerkingen
  • Objecten
  • Verborgen kolommen en verborgen rijen
  • Hyperlinks
  • VBA-code
  • Tabellen
  • Draaitabellen
  • Grafieken
  • Voorwaardelijke opmaak
  • Validatiecellen
  • Namen in formules

Dit rapport bevat de namen van alle VBA-modules in de werkmap, inclusief componentnamen, componenttype, procedurenamen en -type, beginregel, aantal regels, bereik, proceduredeclaratie (plaats boven dit item om de VBA-code te zien) en VBA-codetekst zonder de VBA-editor te openen.

In dit rapport worden de bladnaam en het celadres voorzien van een dynamische koppeling naar het celadres. Het biedt ook details die relevant zijn voor de informatie die wordt weergegeven. Een voorbeeldweergave is hieronder voor grafieken:

Eventuele gevonden fouten worden ook gemarkeerd voor onderzoek, zoals te zien is in de bovenstaande grafiek detail en aangegeven door de rode “x”

Zweven over de grafiek naam in kwestie zal onthullen een duimafdruk van die grafiek en vervolgens te klikken op de link weergegeven “Z11” brengt u direct naar die grafiek.

In dit rapport worden ook alle fouten gecontroleerd en geïdentificeerd, zoals die in voorwaardelijke opmaak, met de informatie voorwaardelijke opmaak, waaronder de bladnaam, een koppeling naar dat blad, het type, de formule met eventuele fouten en de cellen waarop de fout betrekking heeft, of er een koppeling is naar een ander blad en de fout met een rode x aangeven, zoals hieronder te zien is.

Werkmapoverzicht – Rapport modelstroom

De tweede van de rapporten Werkmapoverzicht is het rapport Model-Flow. Dit verslag toont alle verbanden tussen bladen die de inter-sheet links en de externe links omvat. Dit rapport is vooral handig als u een werkmap met meerdere pagina’s hebt met veel koppelingen, vooral als u bladen moet verwijderen zonder #REF fouten te veroorzaken.

Het rapport is kleurgecodeerd en laat direct zien hoe de platen met elkaar verbonden zijn. Het toont welke bladen externe links bevatten en te klikken op een van de groene of oranje genummerde vak links zal navigeren naar dat blad en markeren die inter-sheet links en bieden een link terug naar dit rapport.

De kleurcodering en links worden uitgelegd in de twee online helpvensters hieronder:

Dit rapport toont ook extra koppelingen tussenbladeren en externe formulekoppelingen zoals u hieronder zien. In dit rapport worden ook fouten aangegeven die zijn veroorzaakt doordat het doel van een externe koppeling vanaf twee verschillende locaties wordt geopend. Dit is waarschijnlijk verschillende versies van dezelfde link die duidelijk een fout is.

Samenvatting van werkmap – Algemeen rapport

Het derde deel van de rapporten Werkmapoverzicht genereert een volledige werkmapsamenvatting en geeft een breed inzicht in het risiconiveau, de complexiteit en de structuur van de werkmap. Het bevat de volgende 4 informatiesecties:

  • Algemene bladinformatie
  • Formulestatistieken
  • Minimum- en maximumwaarden
  • Verspilde ruimte

Deze worden getoond in de volgende screenshots. Het eerste deel is Algemene bladinformatie die de zichtbaarheid en bescherming van bladen toont: is het blad Verborgen, zeer verborgen, leeg, Beschermd, beschermd met een wachtwoord en of bladberekening is in- of uitgeschakeld.

Het volgende deel is Formule statistieken. Dit toont het totale aantal formules, unieke formules, eenmaal op een bladformules, totale constanten en totale tekstcellen in de werkmap en per blad. Dit biedt de informatie om de kwaliteit van de werkmap te onderzoeken en eventueel te verbeteren door het grote aantal formules te verminderen.

Met de minimale en maximale waarde op het blad worden eenvoudig grote positieve en negatieve waarden geïdentificeerd waarmee u onderzoeken of ze geldig zijn:

Grote, ongebruikte secties van een blad zorgen ervoor dat een werkmap groter is dan nodig en kan leiden tot tragere prestaties wanneer Excel formules berekent. In deze sectie ziet u precies hoeveel ruimte er niet wordt in elk blad in de werkmap en dus hoeveel ruimte er in een werkmap zit.

Het toont de gebruikte kolommen en rijen, laatste cel met gegevens op het blad, laatste cel op het blad volgens Excel, evenals de verspilde kolommen en rijen.

De functie Commentaar

De optionele functie Commentaar is erg handig voor iedereen die de spreadsheet van een collega of een client moet bekijken. In plaats van de revisor die de spreadsheet van iemand anders bewerkt, kunnen ze de geldigheid van eventuele problemen in de spreadsheet opvragen/becommentariëren en een opmerkingenrapport genereren en dit naar de modelbouwer sturen die kan reageren op de vragen van de revisor. Daarna kan de revisor of de modelbouwer de spreadsheet corrigeren op basis van de antwoorden van de eigenaar van de spreadsheet. Dit optiegereedschap wordt geopend vanaf sectie 2 van het excelanalyzer-lint.

Dus de functie Commentaar is een zeer krachtig hulpmiddel, niet alleen om de spreadsheet te controleren, bewerken en corrigeren, maar ook om opmerkingen toe te voegen en daarom biedt het commentaarrapport een controlespoor van alle problemen die door de revisor in de spreadsheet zijn aan de orde gesteld, evenals de antwoorden die door de modelbouwer worden verstrekt, waardoor wordt gedocumenteerd wie ze heeft gewijzigd en hoe ze zijn gewijzigd.

De volgende online helppanelen leggen de verschillende gebieden van het rapport Opmerkingsfunctie uit:

Dus nu in plaats van het corrigeren van de afzonderlijke bladen, zal de recensent gebruik maken van “Tracing formules” in het beoordelingspaneel om te bepalen waarom de formules in de F7 en G7 cellen zijn verschillend.

Het benadrukt cel F4 en G4 zijn weggelaten uit de SOM functies op F7 en G7. Omdat de revisor in dit scenario dus geen wijzigingen kan aanbrengen, wordt er in het onderstaande blad een opmerking geplaatst door de defecte formules te selecteren en op het tabblad Opmerking toevoegen/bewerken te klikken. Welke geeft het volgende reactiescherm weer:

Nu kan de revisor dus zijn vragen voor de modelbouwer invoeren door een onderwerpcommentaar in de lijst te selecteren of er een toe te voegen als er geen relevante wordt vermeld. Vervolgens voert de revisor zijn vraag in zoals weergegeven, selecteert hij een prioriteit en voert deze optioneel een hint in over hoe het probleem kan worden opgelost.

De revisor kan vervolgens op Opmerking plaatsen klikken. Dit resulteert in de reactie-informatie wordt geplaatst op de defecte formule cellen en aangegeven door een rode driehoek geplaatst aan de rechterbovenhoek van de eerste cel in de defecte groep geselecteerd. Als de revisor vervolgens boven de cel zweeft met de rode driehoek, wordt een momentopname van de opmerkingsgegevens weergegeven.

Elk van de inconsistenties op dit blad kan worden becommentarieerd en op dezelfde manier worden opgevraagd, wat resulteert in 3 rode driehoeken. De formule in cel N17 is niet inconsistent het is een keer op een blad formule die wordt gegeven een zwarte achtergrond en bleek juist te zijn. De bladnaam op het bladlint is nu voorzien van ‘_Com’ om opmerkingen te geven.

De revisor gaat nu naar andere bladen en neemt hetzelfde proces om inconsistenties commentaar. Zodra de revisor zijn beoordeling heeft voltooid, kunnen ze optioneel door hun opmerkingen heen fietsen door op het tabblad Volgende te klikken in het gedeelte Opmerkingen en reacties model van het excelanalyzer-lint.

De laatste stap voor de revisor is om op het tabblad ‘Rapport’ in de sectie Opmerkingen en reacties modelopmerkingen van het excelanalyzer-lint te klikken en vervolgens op de knop Start te klikken.

Hiermee wordt het opmerkingsrapport gegenereerd als een extra tabblad naast het formulerapport op het bladlint, zoals hieronder wordt weergegeven, waarin alle opmerkingen van de revisor worden weergegeven, inclusief de bladnamen en celadressen van de formules in kwestie.

Als u op elke opmerking in het rapport zweeft, wordt een afdrukscherm weergegeven waarop het blad en de cellen die worden opgevraagd, worden weergegeven. Het biedt ook een gebied aan de rechterkant van het gebied van de recensent, dat is voor de modelbouwer om te reageren op de query’s van de recensent. In deze sectie vindt u ook een adreskoppeling naar de gewraakte cellen, de formule in kwestie en de datum waarop de opmerking is geplaatst.

De revisor kan de spreadsheet met de commentaarrapporten nu naar de modelbouwer sturen die een collega of een client kan zijn. Zoals bij alle ExcelAnalyzer-rapporten kan de revisor ook PDF-en/of afdrukken van het rapport.

De modelbouwer hoeft niet te worden geïnstalleerd om de volgende antwoorden op de query’s van de revisor te geven. Echter, ExcelAnalyzer zou, natuurlijk, in staat stellen de Model Builder om betere kwaliteit, foutloze spreadsheets te bouwen. Zodra de modelbouwer de spreadsheet met het commentaarrapport heeft ontvangen, kunnen ze reageren op de query’s van revisoren in het blauwe gedeelte van het rapport.

Zodra de modelbouwer haar antwoorden heeft ingevoerd, klikt ze op de knop ‘Reacties integreren’ op het lint van ExcelAnalyzer om de antwoorden te uploaden naar het reactierapport en in de opmerkingen op elk blad en klikt op ‘Ja’.

Zoals hieronder te zien is, zijn de antwoorden nu geïntegreerd met de query’s van de recensent. U hebt nu een audit-trailrapport van alle query’s en antwoorden die kunnen worden afgedrukt, geëxporteerd als PDF en/of opgeslagen met deze spreadsheet.

Free Trial

At the single click of a button ExcelAnalyzer audits your Excel spreadsheet and performs all the necessary sophisticated tests helping you mitigate spreadsheet risk.

Feel free to instantly download ExcelFnalyzer and try it our free for 30 days.

START YOUR FREE TRIAL
Geen reactie's

Geef een reactie