Come evitare di diventare una storia horror foglio di calcolo

I fogli di calcolo offrono una piattaforma rapida, flessibile, intuitiva ed economica per analizzare rapidamente i dati e presentare informazioni a supporto del processo decisionale aziendale. I fogli di calcolo sono sviluppati dagli utenti finali e fanno parte e sono l’esempio più pervasivo del gruppo di applicazioni EUC (End User Computing) che costituiscono un ponte tra i requisiti aziendali non IT e i sistemi IT rigorosamente gestiti. Tuttavia, il fatto che gli utenti finali non siano soggetti agli stessi controlli prevalenti nei sistemi IT ha portato a maggiori rischi per molte delle aziende che si affidano a loro.

I fogli di calcolo sono raramente motivo di preoccupazione o sospetto. La direzione potrebbe credere che ci siano pochi motivi di preoccupazione perché hanno utilizzato lo stesso software per fogli di calcolo per molti anni, anche se dovrebbe esserci. I fogli di calcolo possono essere facilmente modificati, possono mancare di determinati controlli e sono vulnerabili agli errori umani.

I media e gli esperti devoti hanno pubblicato un’abbondanza dei risultati degli errori del foglio di calcolo nel corso degli anni, molti dei quali hanno causato perdite commerciali, finanziarie e reputazionali.

Questi sono caratterizzati come “Spreadsheet Horror Stories” ma probabilmente solo la punta dell’iceberg raggiunge mai il dominio pubblico. Questo perché, a meno che i rischi non si rivelino una violazione delle normative nelle società di servizi finanziari o catastrofici, come nel caso della convivialità che è entrata in amministrazione a causa di un errore aritmetico del foglio di calcolo, nessuno vuole pubblicizzare le proprie mancanze.

Un consulente indipendente ha recentemente riassunto uno dei problemi affermando che “la maggior parte delle attività del suo Paese che gestiscono fogli di calcolo in ambienti di lavoro mission critical non riescono ad automatizzare la loro analisi e revisione dei fogli di calcolo, affidandosi ai bulbi oculari piuttosto che alla tecnologia comprovata”. La ricerca ha scoperto che oltre il 95% dei fogli di calcolo contiene errori.

ExcelAnalyzer è stato creato per identificare questi errori e incoerenze nei fogli di calcolo di Excel e, quindi, per eliminare i numerosi rischi che possono causare, oltre a ridurre l’enorme tempo e i costi connessi al tentativo manuale di verificare la presenza di errori.

L’uso di fogli molto nascosti che non compaiono nel nastro del foglio ha causato una significativa violazione della riservatezza in un caso, in cui un foglio di calcolo contenente fogli molto nascosti è stato inviato via e-mail a terzi e trovato contenente centinaia di informazioni personali delle persone. ExcelAnalyzer rende visibili tutti i fogli nascosti e molto nascosti.

I collegamenti tra fogli possono essere una causa comune di errore a causa della difficoltà di rintracciare i collegamenti e il problema ha coniato il termine “fogli di calcolo spaghetti”. Il report Model-Flow di ExcelAnalyzer mostra chiaramente tutti i collegamenti tra fogli e include collegamenti tra fogli e collegamenti esterni. Questo report è particolarmente utile se si dispone di una cartella di lavoro con più fogli con molti collegamenti, soprattutto se è necessario eliminare fogli senza causare #REF errori.

Il rapporto è codificato a colori e mostra istantaneamente come i fogli sono collegati tra loro. Mostra quali fogli contengono collegamenti esterni e facendo clic su uno qualsiasi dei collegamenti di casella numerati verdi o arancioni si sposterà su quel foglio ed evidenzierà tali collegamenti tra fogli e fornirà un collegamento a questo rapporto.

Questo report mostra anche collegamenti tra fogli aggiuntivi e collegamenti a formule esterne, come illustrato di seguito. Questa relazione individuerà anche gli errori causati dall’accesso alla destinazione di un collegamento esterno da due posizioni diverse che probabilmente sarebbero versioni diverse dello stesso collegamento, il che è chiaramente un errore.

Quindi, con questi mezzi, gli errori del foglio di calcolo possono essere identificati ed eliminati direttamente dal generatore di fogli di calcolo o, se si trattava del foglio di calcolo di un collega o di un client fornito a un revisore, quindi utilizzando la funzione Commento di ExcelAnalyzer.

La funzione Commento opzionale è molto utile per chiunque abbia bisogno di rivedere il foglio di calcolo di un collega o di un cliente. Invece di modificare il foglio di calcolo di qualcun altro, il revisore può interrogare / commentare la validità di eventuali problemi nel foglio di calcolo e generare un report di commento e inviarlo al generatore di modelli in grado di rispondere alle domande del revisore. Successivamente il revisore o il generatore di modelli può correggere il foglio di calcolo in base alle risposte del proprietario del foglio di calcolo. È possibile accedere a questo strumento di opzione dalla sezione 2 della barra multifunzione di ExcelAnalyzer.

Pertanto, la funzione Commento è uno strumento molto potente, non solo per rivedere, modificare e correggere il foglio di calcolo, ma anche per aggiungere commenti e quindi il report dei commenti fornisce una traccia di controllo di tutti i problemi sollevati nel foglio di calcolo dal revisore e delle risposte fornite dal generatore di modelli, documentando così chi li ha modificati e come sono stati modificati.

Una volta generato, il Rapporto commenti come scheda aggiuntiva accanto al Rapporto formula sulla barra multifunzione del foglio, come illustrato di seguito, mostra tutti i commenti del Revisore, inclusi i nomi dei fogli e gli indirizzi delle celle delle formule in questione.

I seguenti pannelli della Guida on-line illustrano le diverse aree del report Funzionalità commento:

ExcelAnalyzer – Uno strumento essenziale per la contabilità forense

Molte società di contabilità forniscono servizi di contabilità forense, la cui origine si pensa abbia avuto origine dalle indagini sull’imposta sul reddito dell’IRS degli Stati Uniti sulle transazioni fraudolente di Al Capone negli anni ’30.

La contabilità forense è il processo di conduzione di un’indagine forense su discrepanze e imprecisioni finanziarie che può comportare la preparazione di una relazione di un esperto o di una dichiarazione dei testimoni dai dati del foglio di calcolo e presentata in controversie legali come parte di una controversia commerciale.

I fogli di calcolo excel sono ampiamente utilizzati in tutto il business e sono le applicazioni EUC (End-User Computing) più diffuse. I fogli di calcolo sono ampiamente utilizzati nella contabilità forense.

Spreadsheetsoftware fornisce un componente aggiuntivo excel di fondamentale importanza denominato ExcelAnalyzer per esaminare, controllare e correggere i fogli di calcolo per eliminare errori e incoerenze nascosti che potrebbero causare rischi commerciali, finanziari e reputazionali.

ExcelAnalyzer scopre il DNA dei fogli di calcolo, non solo identificando errori e incoerenze e visualizzando anche collegamenti esterni e tra fogli, rivelando colonne, righe e fogli nascosti e fogli molto nascosti e molto altro ancora. Tutto ciò viene visualizzato ma può essere stampato e salvato in formato PDF per fornire documentazione per fogli di calcolo e supportare vari requisiti normativi.

Il reparto Servizi forensi di uno dei nostri clienti ExcelAnalyzer utilizza Microsoft Excel per creare fogli di calcolo e modelli che creano dati pesanti per prepararsi ai procedimenti giudiziari. A causa della natura riservata dei dati, questo processo non può essere esternalizzato, richiedendo all’azienda di utilizzare il proprio team di persone di talento per costruire i modelli stessi.

Prima che vadano in tribunale, viene preparata una perizia che verrà verificata utilizzando fogli di calcolo Excel. Prima dell’uso di ExcelAnalyzer, questo era “molto dispendioso in termini di tempo e non sempre infallibile al 100% “. Ci sarebbe un rischio sostanziale di essere esposti in tribunale se qualcuno scoprisse errori nei fogli di calcolo Excel, con il risultato che nella relazione dell’esperto si raggiunge la conclusione sbagliata. Entrambe le parti si scambiano relazioni di esperti prima del caso giudiziario, il che ha permesso loro, prima di utilizzare ExcelAnalyzer, di essere controllati manualmente, il che richiedeva tempo e era ancora aperto a errori mancanti. Entrambe le parti verificano la presenza di errori nelle relazioni degli esperti che compromettono la relazione degli esperti dell’altra parte.

Sarebbe disastroso dover ammettere errori nella relazione degli esperti e nelle conclusioni o nell’altra parte individuando errori in ciò che viene portato all’attenzione del giudice.

Se un esperto si vengono in tribunale per deretare e viene chiesto se è possibile dimostrare che questo foglio di calcolo è privo di errori, senza ExcelAnalyzer non è possibile garantire che i fogli di calcolo siano liberi da errori.

Quindi con ExcelAnalyzer hai un’arma a doppio taglio per dimostrare che i tuoi fogli di calcolo sono corretti e, poiché l’altro lato fornisce i loro fogli di calcolo prima della sessione del tribunale, puoi eseguire i loro fogli di calcolo tramite ExcelAnalyzer e rivelare eventuali errori riscontrati durante l’udienza.

ExcelAnalyzer viene utilizzato anche per soddisfare molti altri aspetti finanziari, tra cui audit, previsioni, budget, analisi, ecc.