Comment éviter de devenir une histoire d’horreur feuille de calcul

Les feuilles de calcul offrent une plate-forme rapide, flexible, intuitive et rentable pour analyser rapidement les données et présenter des informations à l’appui de la prise de décision d’entreprise. Les feuilles de calcul sont développées par les utilisateurs finaux et font partie du groupe d’applications de l’informatique utilisateur final (EUC) qui constituent un pont entre les exigences commerciales non informatiques et les systèmes informatiques rigoureusement gérés. Toutefois, le fait que les utilisateurs finaux ne soient pas soumis aux mêmes contrôles que dans les systèmes informatiques a entraîné une augmentation des risques pour bon nombre des entreprises qui en dépendent.

Les feuilles de calcul sont rarement une source d’inquiétude ou de suspicion. La direction peut croire qu’il y a peu de raisons de s’inquiéter parce qu’elle a utilisé le même logiciel de feuille de calcul depuis de nombreuses années, même s’il devrait y en avoir. Les feuilles de calcul peuvent facilement être modifiées, peuvent ne pas avoir certains contrôles et sont vulnérables aux erreurs humaines.

Les médias et les experts dévoués ont publié une abondance des résultats d’erreurs de feuille de calcul au fil des ans, dont beaucoup ont causé des pertes commerciales, financières et de réputation.

Ceux-ci sont caractérisés comme des «histoires d’horreur feuille de calcul», mais probablement seulement la pointe de l’iceberg jamais atteindre le domaine public. En effet, à moins que les risques ne s’avèrent être une violation de la réglementation dans les entreprises de services financiers ou catastrophiques, comme dans le cas de Convivialité qui est entré en administration en raison d’une erreur arithmétique de feuille de calcul, personne ne veut faire connaître leurs défauts.

Un consultant indépendant a récemment résumé l’un des problèmes en déclarant que « la majorité des entreprises de son pays qui exploitent des feuilles de calcul dans des environnements de travail critiques ne parviennent pas à automatiser leur analyse et leur audit des feuilles de calcul, en s’appuyant sur des globes oculaires plutôt que sur une technologie éprouvée ». La recherche a révélé que plus de 95 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs.

ExcelAnalyzer a été créé pour identifier ces erreurs et incohérences dans les feuilles de calcul Excel et, par conséquent, éliminer les nombreux risques qu’ils peuvent causer ainsi que de réduire le temps énorme et les coûts impliqués dans la vérification manuelle des erreurs.

L’utilisation de feuilles très cachées qui n’apparaissent pas dans le ruban de feuille a causé une violation importante de la confidentialité dans un cas, où une feuille de calcul contenant des feuilles très cachées a été envoyée par courriel à un tiers et a révélé qu’elle contenait des centaines de renseignements personnels. ExcelAnalyzer rend visibles toutes les feuilles cachées et très cachées.

Les liens inter-feuilles peuvent être une cause fréquente d’erreur en raison de la difficulté à tracer les liens et le problème a inventé le terme «feuilles de calcul spaghetti». Le rapport Model-Flow d’ExcelAnalyzer montre clairement tous les liens entre les feuilles et inclut des liens inter-feuilles et des liens externes. Ce rapport est particulièrement utile si vous avez un cahier de travail multi-feuilles avec de nombreux liens, surtout si vous avez besoin de supprimer des feuilles sans causer #REF erreurs.

Le rapport est codé en couleur et montre instantanément comment les feuilles sont reliées les unes aux autres. Il montre quelles feuilles contiennent des liens externes et en cliquant sur l’un des liens de boîte numérotée verte ou orange naviguera vers cette feuille et mettre en évidence ces liens inter-feuilles et fournir un lien vers ce rapport.

Ce rapport montre également des liens inter-feuilles supplémentaires et des liens de formule externe comme vous pouvez le voir ci-dessous. Ce rapport identifiera également les erreurs causées par la cible d’un lien externe accessible à partir de deux emplacements différents qui seraient probablement des versions différentes du même lien qui est clairement une erreur.

Ainsi, par ces moyens, les erreurs de feuille de calcul peuvent être identifiées et éliminées directement par le constructeur de feuilles de calcul ou, s’il s’agissait de la feuille de calcul d’un collègue ou d’un client qui a été fournie à un examinateur, puis en utilisant la fonction Commentaire d’ExcelAnalyzer.

La fonction Commentaire optionnel est très utile pour toute personne qui a besoin d’examiner la feuille de calcul d’un collègue ou d’un client. Au lieu que l’examinateur édite la feuille de calcul de quelqu’un d’autre, il peut interroger/commenter la validité de tous les problèmes de la feuille de calcul et générer un rapport de commentaires et l’envoyer au constructeur de modèles qui peut répondre aux questions de l’examinateur. Ensuite, l’examinateur ou le constructeur de modèles peut corriger la feuille de calcul en fonction des réponses du propriétaire de la feuille de calcul. Cet outil d’option est accessible à partir de la section 2 du ruban ExcelAnalyzer.

Ainsi, la fonction Commentaire est un outil très puissant, non seulement pour examiner, modifier et corriger la feuille de calcul, mais aussi pour ajouter des commentaires et, par conséquent, le rapport de commentaires fournit une piste de vérification de toutes les questions soulevées dans la feuille de calcul par l’examinateur ainsi que les réponses fournies par le constructeur de modèles, documentant ainsi qui les a changés et comment ils ont été modifiés.

Une fois généré, le rapport de commentaires comme onglet supplémentaire à côté du rapport de formule dans le ruban feuille comme indiqué ci-dessous qui montre tous les commentaires de l’examinateur, y compris les noms de feuille et les adresses cellulaires des formules en question.

Les groupes d’aide en ligne suivants expliquent les différents domaines du rapport sur les fonctionnalités de commentaires :

ExcelAnalyzer – Un outil essentiel pour la juricomptation

De nombreux cabinets comptables fournissent des services de juricomptabilité, dont l’origine est considérée comme provenant des enquêtes de l’IRS sur l’impôt sur le revenu des États-Unis sur les transactions frauduleuses d’Al Capone dans les années 1930.

La juricomptation est le processus d’enquête médico-légale sur les écarts financiers et les inexactitudes qui peuvent mener à la préparation d’un rapport d’expert ou d’une déclaration de témoin à partir de données de feuille de calcul et présentées dans le cadre d’un litige judiciaire dans le cadre d’un différend commercial.

Les feuilles de calcul Excel sont largement utilisées dans toute l’entreprise et sont les plus largement utilisées des différentes applications de calcul utilisateur final (EUC). Les feuilles de calcul sont largement utilisées en juricomptation.

Spreadsheetsoftware fournit un add-in Excel essentiel appelé ExcelAnalyzer pour examiner, auditer et corriger les feuilles de calcul afin d’éliminer les erreurs et les incohérences cachées qui pourraient causer des risques commerciaux, financiers et de réputation.

ExcelAnalyzer découvre l’ADN des feuilles de calcul, non seulement en identifiant les erreurs et les incohérences et en affichant également des liens externes et inter feuilles, révélant des colonnes cachées, des lignes et des feuilles, et des feuilles très cachées, et bien plus encore. Tout cela est affiché, mais peut être imprimé et enregistré sous forme de PDF pour fournir de la documentation pour les feuilles de calcul et prendre en charge diverses exigences réglementaires.

Le département services médico-légaux de l’un de nos clients ExcelAnalyzer utilise Microsoft Excel pour créer des feuilles de calcul et des modèles lourds de données pour se préparer aux procédures judiciaires. En raison de la nature confidentielle des données, ce processus ne peut pas être externalisé, ce qui oblige l’entreprise à utiliser son équipe de personnes talentueuses pour construire les modèles eux-mêmes.

Avant d’aller devant les tribunaux, un rapport d’expert est préparé qui sera vérifié à l’aide de feuilles de calcul Excel. Avant l’utilisation d’ExcelAnalyzer, c’était «très long et pas toujours 100% infaillible». Il y aurait un risque important d’être exposé devant les tribunaux si quelqu’un découvrait des erreurs dans les feuilles de calcul Excel, ce qui entraînerait la conclusion erronée du rapport d’expert. Les deux parties échangent des rapports d’experts avant l’affaire judiciaire, ce qui leur a permis, avant d’utiliser ExcelAnalyzer, d’être vérifiés manuellement, ce qui était à la fois long et toujours ouvert aux erreurs manquantes. Les deux parties vérifient les erreurs dans les rapports d’experts de l’autre, ce qui mine le rapport d’expert de la partie adverse.

Il serait désastreux d’avoir à admettre des erreurs dans le rapport d’expert et les conclusions ou l’autre côté repérer les erreurs dans ce qui est porté à l’attention du juge.

Si un expert se rend devant les tribunaux pour témoigner et qu’on vous demande si vous pouvez prouver que cette feuille de calcul est exempte d’erreurs, sans ExcelAnalyzer, vous ne pouvez pas garantir que vos feuilles de calcul sont exemptes d’erreurs.

Ainsi, avec ExcelAnalyzer vous avez une épée à double tranchant pour prouver que vos feuilles de calcul sont correctes et, puisque l’autre côté de fournir leurs feuilles de calcul avant la session du tribunal, vous pouvez exécuter leurs feuilles de calcul via ExcelAnalyzer et révéler toutes les erreurs trouvées à l’audience.

ExcelAnalyzer est également utilisé pour satisfaire de nombreux autres aspects financiers, y compris les audits, les prévisions, les budgets, l’analyse, etc.