Cómo evitar convertirse en una historia de terror de hoja de cálculo

Las hojas de cálculo ofrecen una plataforma rápida, flexible, intuitiva y rentable para analizar rápidamente los datos y presentar información para apoyar la toma de decisiones empresariales. Las hojas de cálculo son desarrolladas por los usuarios finales y forman parte del ejemplo más generalizado del grupo de aplicaciones de informática de usuario final (EUC) que forman un puente entre los requisitos empresariales que no son de TI y los sistemas de TI rigurosamente administrados. Sin embargo, el hecho de que los usuarios finales no estén sujetos a los mismos controles frecuentes en los sistemas de TI ha dado lugar a mayores riesgos para muchas de las empresas que confían en ellos.

Las hojas de cálculo rara vez son motivo de preocupación o sospecha. La administración puede creer que hay pocas razones para la preocupación porque han utilizado el mismo software de hoja de cálculo durante muchos años, a pesar de que debe haber. Las hojas de cálculo se pueden cambiar fácilmente, pueden carecer de ciertos controles y son vulnerables a errores humanos.

Los medios de comunicación y los expertos dedicados han publicado una abundancia de los resultados de los errores de hoja de cálculo a lo largo de los años, muchos de los cuales causaron pérdidas comerciales, financieras y reputacionales.

Estos se caracterizan como «Historias de horror de hoja de cálculo», pero probablemente sólo la punta del iceberg llegar al dominio público. Esto se debe a que, a menos que los riesgos resulten ser un incumplimiento de las regulaciones en las empresas de servicios financieros o catastróficos, como en el caso de la convivencia que entró en la administración debido a un error aritmético de hoja de cálculo, nadie quiere dar a conocer sus defectos.

Un consultor independiente resumió recientemente uno de los problemas al afirmar que «la mayoría de las empresas de su país que operan hojas de cálculo en entornos de trabajo de misión crítica no logran automatizar su análisis y auditoría de hojas de cálculo, confiando en globos oculares en lugar de tecnología probada». La investigación ha encontrado que más del 95% de las hojas de cálculo contienen errores.

ExcelAnalyzer fue creado para identificar estos errores e incoherencias en las hojas de cálculo de Excel y, por lo tanto, eliminar los muchos riesgos que pueden causar, así como reducir el enorme tiempo y costo involucrado en tratar manualmente de errores.

El uso de hojas muy ocultas que no aparecen en la cinta de la hoja ha causado una violación significativa de la confidencialidad en un caso, donde una hoja de cálculo que contiene hojas muy ocultas fue enviado por correo electrónico a un tercero y se encontró que contiene cientos de información personal de las personas. ExcelAnalyzer hace visibles todas las hojas ocultas y muy ocultas.

Los enlaces entre hojas pueden ser una causa común de error debido a la dificultad para rastrear los enlaces y el problema ha acuñado el término «hojas de cálculo de espaguetis». El informe Modelo-Flujo de ExcelAnalyzer muestra claramente todos los vínculos entre hojas e incluye vínculos entre hojas y enlaces externos. Este informe es especialmente útil si tiene un libro de varias hojas con muchos vínculos, especialmente si necesita eliminar cualquier hoja sin causar errores de #REF.

El informe está codificado por colores y muestra al instante cómo se conectan las hojas entre sí. Muestra qué hojas contienen enlaces externos y haciendo clic en cualquiera de los enlaces de cuadro numerado verde o naranja navegará a esa hoja y resaltará esos vínculos entre hojas y proporcionará un vínculo de vuelta a este informe.

Este informe también muestra vínculos entre hojas adicionales y vínculos de fórmula externa, como puede ver a continuación. Este informe también identificará los errores causados por el destino de un enlace externo al que se accede desde dos ubicaciones diferentes, que probablemente serían versiones diferentes del mismo vínculo, lo que es claramente un error.

Por lo tanto, por estos medios, los errores de hoja de cálculo pueden ser identificados y eliminados directamente por el constructor de hojas de cálculo o, si se trataba de la hoja de cálculo de un colega o cliente que se proporcionó a un revisor, a continuación, mediante el uso de la función de comentario de ExcelAnalyzer.

La función de comentario opcional es muy útil para cualquier persona que necesite revisar la hoja de cálculo de un colega o un cliente. En lugar de que el revisor edite la hoja de cálculo de otra persona, puede consultar/comentar la validez de cualquier problema en la hoja de cálculo y generar un informe de comentarios y enviarlo al creador de modelos que puede responder a las preguntas del revisor. Después, el revisor o el generador de modelos pueden corregir la hoja de cálculo en función de las respuestas del propietario de la hoja de cálculo. Se accede a esta herramienta de opciones desde la sección 2 de la cinta de ExcelAnalyzer.

Por lo tanto, la función Comentario es una herramienta muy poderosa, no sólo para revisar, editar y corregir la hoja de cálculo, sino también para Agregar comentarios y, por lo tanto, el informe de comentarios proporciona un seguimiento de auditoría de todos los problemas planteados en la hoja de cálculo por el revisor, así como las respuestas proporcionadas por el generador de modelos, documentando así quién los cambió y cómo se cambiaron.

Una vez generado, el Informe de comentarios como una pestaña adicional junto al Informe de fórmulas en la cinta de opciones de la hoja, como se muestra a continuación, que muestra todos los comentarios del revisor, incluidos los nombres de hoja y las direcciones de celda de las fórmulas en cuestión.

Los siguientes paneles de ayuda en línea explican las diferentes áreas del informe de la función de comentarios:

ExcelAnalyzer – Una herramienta esencial para la contabilidad forense

Muchas firmas de contabilidad proporcionan servicios de contabilidad forense, cuyo origen se cree que se originó a partir de las investigaciones de impuestos sobre la renta del IRS de los Estados Unidos en las transacciones fraudulentas de Al Capone en la década de 1930.

La contabilidad forense es el proceso de llevar a cabo una investigación forense sobre discrepancias financieras e inexactitudes que pueden dar lugar a que el informe o declaración de un testigo de un experto se prepare a partir de datos de hojas de cálculo y se presente en litigios judiciales como parte de una disputa comercial.

Las hojas de cálculo de Excel se utilizan ampliamente en todo el negocio y son las más utilizadas de las diversas aplicaciones de informática para el usuario final (EUC). Las hojas de cálculo se utilizan ampliamente en la contabilidad forense.

SpreadsheetSoftware proporciona un complemento de Excel esencialmente crítico llamado ExcelAnalyzer para revisar, auditar y corregir hojas de cálculo para eliminar errores e incoherencias ocultos que podrían causar riesgo comercial, financiero y reputacional.

ExcelAnalyzer descubre el ADN de las hojas de cálculo, no solo identificando errores e incoherencias y también mostrando vínculos externos e entre hojas, revelando columnas, filas y hojas ocultas, y hojas muy ocultas, y mucho más. Todo lo cual se muestra pero se puede imprimir y guardar como PDF para proporcionar documentación para hojas de cálculo y admitir varios requisitos reglamentarios.

El departamento de Servicios Forenses de uno de nuestros Clientes ExcelAnalyzer utiliza Microsoft Excel para crear hojas de cálculo y modelos con muchos datos para prepararse para los procedimientos judiciales. Debido a la naturaleza confidencial de los datos, este proceso no puede ser externalizado, lo que requiere que la empresa utilice su equipo de personas talentosas para construir los modelos ellos mismos.

Antes de ir a la corte, se prepara un informe de expertos que se verificará mediante hojas de cálculo de Excel. Antes del uso de ExcelAnalyzer, esto era «muy lento y no siempre 100% a prueba de tontos». Habría un riesgo sustancial de ser expuesto en la corte si alguien descubriera algún error en las hojas de cálculo de Excel, lo que resulta en una conclusión incorrecta que se llega en el informe de expertos. Ambas partes intercambian informes de expertos antes del caso judicial, lo que les permitió, antes de usar ExcelAnalyzer, ser revisados manualmente, lo que llevaba mucho tiempo y todavía estaba abierto a errores que faltaban. Ambas partes verifican si hay errores en los informes periciales de los demás socavando el informe pericial de la parte contraria.

Sería desastroso tener que admitir errores en el informe pericial y las conclusiones o la otra parte detectando errores en lo que se está señalando a la atención del juez.

Si un experto va a la corte para dar pruebas y se le pregunta si puede probar que esta hoja de cálculo está libre de errores, sin ExcelAnalyzer no puede garantizar que sus hojas de cálculo están libres de errores.

Así que con ExcelAnalyzer tiene una espada de doble filo para demostrar que sus hojas de cálculo son correctas y, dado que el otro lado proporciona sus hojas de cálculo antes de la sesión de la corte, puede ejecutar sus hojas de cálculo a través de ExcelAnalyzer y revelar cualquier error encontrado en la audiencia de la corte.

ExcelAnalyzer también se utiliza para satisfacer muchos otros aspectos financieros, incluyendo auditorías, previsiones, presupuestos, análisis, etc.