So vermeiden Sie es, eine Spreadsheet Horror Story zu werden

Tabellen bieten eine schnelle, flexible, intuitive und kostengünstige Plattform für die schnelle Analyse von Daten und die Darstellung von Informationen zur Unterstützung von Geschäftsentscheidungen. Tabellenkalkulationen werden von Endbenutzern entwickelt und sind Teil der benutzerfreundlichsten Anwendungsgruppe für End Benutzercomputer (EUC), die eine Brücke zwischen den Nicht-IT-Geschäftsanforderungen und den streng verwalteten IT-Systemen bilden. Die Tatsache, dass Endbenutzer nicht den gleichen Kontrollen unterliegen, die in IT-Systemen vorherrschen, hat jedoch zu erhöhten Risiken für viele Unternehmen geführt, die sich auf sie verlassen.

Tabellen sind selten Anlass zur Sorge oder zum Misstrauen. Das Management mag glauben, dass es wenig Grund zur Sorge gibt, weil sie die gleiche Tabellenkalkulationssoftware seit vielen Jahren verwenden, obwohl es sie geben sollte. Tabellen können leicht geändert werden, können bestimmte Kontrollen fehlen und sind anfällig für menschliches Versagen.

Medien und engagierte Experten haben eine Fülle von Ergebnissen von Tabellenfehlern im Laufe der Jahre veröffentlicht, von denen viele kommerzielle, finanzielle und Reputationsverluste verursacht haben.

Diese werden als „Spreadsheet Horror Stories“ bezeichnet, aber wahrscheinlich erreicht nur die Spitze des Eisbergs jemals die Öffentlichkeit. Denn wenn sich die Risiken nicht als Verstoß gegen Vorschriften in Finanzdienstleistungsunternehmen oder als katastrophal erweisen, wie im Fall von Conviviality, die aufgrund eines Rechenfehlers in die Verwaltung gingen, will niemand ihre Versäumnisse öffentlich machen.

Ein unabhängiger Berater fasste kürzlich eines der Probleme zusammen, indem er feststellte, dass „die Mehrheit der Unternehmen seines Landes, die Tabellenkalkulationen in geschäftskritischen Arbeitsumgebungen betreiben, ihre Analyse und Prüfung von Tabellenkalkulationen nicht automatisieren kann, und sich dabei auf Augäpfel anstatt auf bewährte Technologie verlässt“. Untersuchungen haben ergeben, dass über 95 % der Kalkulationstabellen Fehler enthalten.

ExcelAnalyzer wurde erstellt, um diese Fehler und Inkonsistenzen in Excel-Tabellen zu identifizieren und damit die vielen Risiken zu beseitigen, die sie verursachen können, sowie die enorme Zeit und die Kosten zu reduzieren, die mit dem manuellen Versuch, fehlersuche zu überprüfen, verbunden sind.

Die Verwendung sehr versteckter Blätter, die nicht im Blattband erscheinen, hat in einem Fall zu einer erheblichen Verletzung der Vertraulichkeit geführt, in der eine Tabelle mit sehr versteckten Blättern per E-Mail an einen Dritten gesendet wurde und festgestellt wurde, dass hunderte persönliche Informationen von Personen enthalten sind. ExcelAnalyzer macht alle ausgeblendeten und sehr ausgeblendeten Blätter sichtbar.

Zwischenblatt-Links können eine häufige Fehlerursache sein, da es schwierig ist, die Links zu verfolgen, und das Problem hat den Begriff „Spaghetti-Tabellen“ geprägt. Der Model-Flow-Bericht von ExcelAnalyzer zeigt alle Verknüpfungen zwischen Blättern übersichtlich an und enthält zwischenblatt- und externe Links. Dieser Bericht ist besonders nützlich, wenn Sie über eine Arbeitsmappe mit mehreren Blättern mit vielen Links verfügen, insbesondere wenn Sie Blätter löschen müssen, ohne #REF Fehler zu verursachen.

Der Bericht ist farbkodiert und zeigt sofort, wie die Blätter miteinander verbunden sind. Es zeigt, welche Blätter externe Links enthalten, und wenn Sie auf einen der grünen oder orangefarbenen feld-Links klicken, navigieren Sie zu diesem Blatt und markieren Diese zwischenblattverknüpften Links und stellen einen Link zurück zu diesem Bericht bereit.

Dieser Bericht zeigt auch zusätzliche zwischenblattbezogene Links und externe Formellinks, wie Sie unten sehen können. In diesem Bericht werden auch Fehler aufgezeigt, die dadurch verursacht werden, dass auf eine externe Verbindung von zwei verschiedenen Speicherorten aus zugegriffen wird, was wahrscheinlich unterschiedliche Versionen desselben Links wäre, was eindeutig ein Fehler ist.

Auf diese Weise können Tabellenkalkulationsfehler entweder direkt vom Tabellenkalkulations-Builder oder, wenn dies die Kalkulationstabelle eines Kollegen oder Clients war, die einem Prüfer zur Verfügung gestellt wurde, identifiziert und eliminiert werden, dann mithilfe der Kommentarfunktion von ExcelAnalyzer.

Die optionale Kommentarfunktion ist sehr nützlich für alle, die die Kalkulationstabelle eines Kollegen oder eines Kunden überprüfen müssen. Anstatt dass der Überprüfer die Kalkulationstabelle einer anderen Person bearbeitet, kann er die Gültigkeit von Problemen in der Kalkulationstabelle abfragen/kommentieren, einen Kommentarbericht generieren und diesen an den Modellgenerator senden, der auf die Fragen des Prüfers antworten kann. Anschließend kann der Prüfer oder der Modellbauleiter die Kalkulationstabelle basierend auf den Antworten des Tabellenbesitzers korrigieren. Auf dieses Optionswerkzeug wird in Abschnitt 2 des ExcelAnalyzer-Menübands zugegriffen.

Daher ist die Kommentarfunktion ein sehr leistungsfähiges Tool, nicht nur zum Überprüfen, Bearbeiten und Korrigieren der Kalkulationstabelle, sondern auch zum Hinzufügen von Kommentaren, und daher bietet der Kommentarbericht einen Audit-Trail aller Probleme, die vom Überprüfer in der Kalkulationstabelle aufgeworfen wurden, sowie der Antworten des Modellgenerators, wodurch dokumentiert wird, wer sie geändert hat und wie sie geändert wurden.

Nach der Generierten wird der Kommentarbericht als zusätzliche Registerkarte neben dem Formelbericht im Blattmenü angezeigt, das alle Kommentare des Prüfers einschließlich der Blattnamen und Zellenadressen der betreffenden Formeln anzeigt.

In den folgenden Online-Hilfefeldern werden die verschiedenen Bereiche des Kommentarfeatures-Berichts erläutert:

ExcelAnalyzer – Ein unverzichtbares Werkzeug für die forensische Buchhaltung

Viele Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bieten forensische Buchhaltungsdienstleistungen an, deren Ursprung vermutlich aus den US-amerikanischen IRS-Einkommensteueruntersuchungen zu Al Capones betrügerischen Transaktionen in den 1930er Jahren stammt.

Forensic Accounting ist der Prozess der Durchführung einer forensischen Untersuchung von finanziellen Diskrepanzen und Ungenauigkeiten, die dazu führen können, dass ein Gutachten oder eine Zeugenaussage aus Tabellendaten erstellt und in gerichtsbasierten Rechtsstreitigkeiten als Teil eines Handelsstreits vorgelegt wird.

Excel-Tabellen werden im gesamten Unternehmen weit verbreitet und sind die am weitesten verbreiteten Verwendungsmöglichkeiten der verschiedenen End-User Computing (EUC)-Anwendungen. Tabellen werden in der forensischen Buchhaltung häufig verwendet.

Spreadsheetsoftware bietet ein äußerst wichtiges Excel-Add-In namens ExcelAnalyzer zum Überprüfen, Überwachen und Korrigieren von Tabellenkalkulationen, um versteckte Fehler und Inkonsistenzen zu beseitigen, die kommerzielle, finanzielle und Reputationsrisiken verursachen könnten.

ExcelAnalyzer entdeckt die DNA von Tabellenkalkulationen, nicht nur das Identifizieren von Fehlern und Inkonsistenzen, das Anzeigen externer und inter-Blatt-Links, das Anzeigen ausgeblendeter Spalten, Zeilen und Blätter und sehr ausgeblendeter Blätter und vieles mehr. All dies wird angezeigt, kann aber als PDF gedruckt und gespeichert werden, um Dokumentation für Tabellenkalkulationen bereitzustellen und verschiedene regulatorische Anforderungen zu unterstützen.

Die Abteilung Forensic Services eines unserer ExcelAnalyzer-Kunden verwendet Microsoft Excel, um datenlastige Tabellen und Modelle zu erstellen, um sich auf Gerichtsverfahren vorzubereiten. Aufgrund des vertraulichen Charakters der Daten kann dieser Prozess nicht ausgelagert werden, sodass das Unternehmen sein Team von talentierten Mitarbeitern zum Erstellen der Modelle selbst einsetzen muss.

Bevor sie vor Gericht gehen, wird ein Gutachten erstellt, das mit Excel-Tabellen überprüft wird. Vor der Verwendung von ExcelAnalyzer war dies „sehr zeitaufwändig und nicht immer 100% narrensicher“. Es bestünde ein erhebliches Risiko, vor Gericht aufgedeckt zu werden, wenn jemand Fehler in den Excel-Tabellen entdeckt, die zu einer falschen Schlussfolgerung im Sachverständigengutachten führen. Beide Seiten tauschen vor dem Gerichtsverfahren Gutachten aus, die es ihnen ermöglichten, vor der Verwendung von ExcelAnalyzer manuell überprüft zu werden, was zeitaufwändig und immer noch offen für fehlende Fehler war. Beide Seiten prüfen, ob in den Gutachten der jeweils anderen Seite Fehler vorliegen, die das Gutachten der gegensätzlichen Seite untergraben.

Es wäre katastrophal, Fehler im Sachverständigengutachten zugeben zu müssen, und die Schlussfolgerungen oder die andere Seite, die Fehler in dem, was dem Richter zur Kenntnis gebracht wird, erkennen.

Wenn ein Experte vor Gericht geht, um Beweise zu geben und gefragt wird, ob Sie beweisen können, dass diese Tabelle fehlerfrei ist, können Sie ohne ExcelAnalyzer nicht garantieren, dass Ihre Kalkulationstabellen fehlerfrei sind.

Mit ExcelAnalyzer haben Sie also ein zweischneidiges Schwert, um zu beweisen, dass Ihre Kalkulationstabellen korrekt sind, und da die andere Seite ihre Tabellenkalkulationen vor der Gerichtssitzung zur Verfügung stellt, können Sie ihre Tabellenkalkulationen über ExcelAnalyzer ausführen und fehlerbehaftete Fehler aufdecken, die bei der Gerichtsverhandlung gefunden wurden.

ExcelAnalyzer wird auch verwendet, um viele andere finanzielle Aspekte zu erfüllen, einschließlich Audits, Prognosen, Budgets, Analysen usw.